Onbetaalde facturen: welke route past bij uw dossier?
Onbetaalde facturen raken uw cashflow, uw btw-aangifte en uiteindelijk uw winstmarge. Of u nu te maken heeft met een zakelijke klant die systematisch te laat betaalt of met een eenmalige wanbetaler: er bestaan 4 routes. Welke route past, hangt af van 3 factoren. Betwist uw klant de factuur? Heeft hij een ondernemingsnummer? En hoe lang staat het bedrag al open?
Vergelijk hieronder de opties en ontvang gratis offertes van erkende incassobureaus.
- In de eerste 30 dagen belt u de klant, stuurt u een schriftelijke betalingsherinnering en stelt u een ingebrekestelling op. Twee herinneringen zonder reactie is het moment om professionele hulp in te schakelen.
- Schakelt u professionele hulp in? Dan zijn er 4 mogelijke routes. Een incassobureau voor minnelijke invordering, de IOS-procedure voor onbetwiste B2B-facturen zonder rechtbank, een gerechtsdeurwaarder voor gedwongen uitvoering en een advocaat bij betwisting.
- Uitstellen kost geld: de vordering kan verjaren, u heeft de btw al doorgestort, en een verkeerde procedure kost u het schadebeding.
- Vermijd onbetaalde facturen met duidelijke algemene voorwaarden, of maak gebruik van factoring.
Inhoud
Wat u doet bij een onbetaalde factuur: de eerste 30 dagen
Bel uw klant binnen de week na de vervaldag en stuur daarna een schriftelijke betalingsherinnering.
Blijven 2 herinneringen onbeantwoord? Dan is het tijd om het dossier uit handen te geven. Die eerste 30 dagen bepalen de kans op een succesvolle invordering. Hoe ouder een openstaande factuur wordt, hoe kleiner de kans dat u uw geld terugziet.
Betalingsherinnering sturen
Een betalingsherinnering is een schriftelijk verzoek waarin u uw klant wijst op de onbetaalde factuur en een nieuwe betaaldatum vastlegt. Stuur die eerste herinnering bij voorkeur per e-mail met leesbevestiging. Zo beschikt u over een traceerbaar bewijs dat u de schuldenaar tijdig heeft aangesproken. Dat bewijs speelt later een rol bij de aanrekening van verwijlinterest en bij een eventuele procedure. Vermeld in de herinnering:
- Het factuurnummer
- Het openstaande bedrag
- De oorspronkelijke vervaldag
- De nieuwe betalingstermijn
Bij een particuliere klant is de eerste herinnering wettelijk verplicht en kosteloos.
Ingebrekestelling versturen
Reageert uw klant niet op de herinnering? Dan stuurt u een formele ingebrekestelling per aangetekende brief. Verwijs daarin naar de toepasselijke algemene voorwaarden en meld welke kosten bij verdere wanbetaling volgen. Die aanmaning tot betaling is het laatste document dat u zelf opstelt.
Tip: Een ingebrekestelling die door een advocaat of gerechtsdeurwaarder wordt verstuurd, stuit de verjaring met maximaal 1 jaar. Dat geeft u extra tijd om te beslissen welke invorderingsroute het best bij uw dossier past.
Onbetaalde facturen administratie: houd uw dossier op orde
Een volledig dossier versnelt de invordering en verhoogt de slaagkans aanzienlijk. Een incassobureau of advocaat kan meteen starten wanneer alle bewijsstukken klaarliggen. Moet de schuldinvorderaar eerst stukken opvragen? Dan verliest u kostbare tijd. Verzamel minstens de volgende documenten:
- De factuur met verzendbewijs
- Eerder verstuurde herinneringen en ingebrekestellingen
- Het contract, de bestelbon of de ondertekende offerte
- Uw ondertekende algemene voorwaarden
- Leveringsbonnen of prestatiebewijs
- Alle correspondentie met de klant, inclusief een eventueel geval van betwisting
Datzelfde dossier heeft u later ook nodig als u de doorgestorte btw wilt terugvorderen bij de fiscus.
Hoe onbetaalde facturen innen: de 4 routes naast elkaar
Welke route past bij uw dossier, hangt af van 2 vragen: betwist uw klant de factuur, en heeft hij een ondernemingsnummer?
- Bij een onbetwiste B2B-factuur is de IOS-procedure doorgaans de snelste en goedkoopste oplossing.
- Wilt u de commerciële relatie bewaren? Dan biedt een incassobureau een minder confronterende aanpak.
Als de schuldenaar de schuldvordering betwist, is een advocaat de enige route die standhoudt voor de rechter.
| Route | Wanneer | Doorlooptijd | U betaalt |
|---|---|---|---|
| Incassobureau | Na 2 onbeantwoorde herinneringen | Weken tot maanden | Commissie bij resultaat |
| IOS-procedure | Onbetwiste B2B-factuur tussen 2 ondernemingen | 1 maand + 8 dagen | Advocaat + deurwaarder |
| Gerechtsdeurwaarder | Na vonnis of IOS-titel | Afhankelijk van procedure | Wettelijk tarief |
| Advocaat | Betwiste factuur of complexe zaak | Maanden (rechtbank) | Uurtarief of vast bedrag |
Incassobureau inschakelen
Een incassobureau neemt de minnelijke invordering van u over en probeert uw klant tot betaling te bewegen. Het bureau stuurt aanmaningen, belt en onderhandelt desnoods over een afbetalingsplan. De meeste erkende bureaus in België werken volgens het no-cure-no-pay-principe. De volledige werking van een incassobureau verloopt in 3 fasen, van dossieroverdracht tot eventuele escalatie naar een gerechtelijke procedure.
Een incassobureau beschikt niet over juridische dwangmiddelen. Als uw klant onbereikbaar blijft of weigert te betalen, escaleert het dossier naar een rechter of deurwaarder. Een in-house jurist verandert niets aan het wettelijke statuut van het bureau. Een incassobureau mag uitsluitend minnelijk invorderen, ongeacht wie er in dienst is.
Wat een in-house jurist wél doet?
- Het dossier juridisch voorbereiden
- Descalatie naar een externe advocaat of deurwaarder begeleiden
- De overgang naar een gerechtelijke procedure naadloos laten verlopen
De juridische handeling zelf wordt altijd door een externe partij gesteld. Sommige bureaus werken met een advocaat in vaste samenwerking of hebben een advocaat als vennoot. In dat geval dekt het bureau het volledige traject, maar dan treedt die advocaat op in zijn hoedanigheid als advocaat, niet als werknemer van het bureau.
Incassobureau inschakelen?
Vind de juiste incassopartner voor uw bedrijf.
Ontvang offertes en advies op maatIncassobureau inschakelen?
Vind de juiste incassopartner voor uw bedrijf.
Ontvang offertes en advies op maatInvordering onbetaalde facturen via de IOS-procedure
De IOS-procedure is een buitengerechtelijke invorderingsprocedure waarmee u een uitvoerbare titel verkrijgt zonder tussenkomst van een rechter. Die titel heeft dezelfde kracht als een vonnis. De IOS-procedure geldt uitsluitend voor onbetwiste geldschulden tussen ondernemingen.
Facturen aan particulieren of overheden zijn uitgesloten. De factuur mag bovendien niet verjaard zijn en de schuldenaar mag zich niet in een gerechtelijke reorganisatie of faillissement bevinden.
Het verloopt in 4 stappen:
- Een advocaat controleert of het dossier aan de wettelijke voorwaarden voldoet.
- Een gerechtsdeurwaarder betekent een aanmaning tot betaling aan de schuldenaar.
- Uw klant heeft 1 maand de tijd om te betalen, een afbetalingsplan te vragen of de factuur gemotiveerd te betwisten. Als de klant de factuur betwist, stopt de procedure en kunt u enkel via de rechtbank verder.
- Acht dagen na het verstrijken van die maand stelt de gerechtsdeurwaarder een proces-verbaal van niet-betwisting op. Een magistraat verklaart dat pv uitvoerbaar.
De kosten worden bij solvabiliteit van de schuldenaar volledig op hem verhaald.
Advocaat inschakelen bij onbetaalde facturen
Bij een betwiste factuur is een advocaat de enige optie die standhoudt voor de rechter. Hij stelt een dagvaarding op en brengt de zaak voor de ondernemingsrechtbank, de vroegere rechtbank van koophandel. Na een vonnis kan een deurwaarder het bedrag afdwingen via beslag.
De kosten van een gerechtelijke procedure voor onbetaalde facturen via de rechtbank liggen hoger dan bij de andere routes. Reken op rolrecht, deurwaarderskosten en het ereloon van uw advocaat. De rechter bepaalt na de uitspraak wie die kosten draagt.
Gerechtsdeurwaarder inschakelen
Een gerechtsdeurwaarder is de enige partij die met een uitvoerbare titel beslag mag leggen op goederen, bankrekeningen of loon. De uitvoerbare titel verkrijgt u via een vonnis van de ondernemingsrechtbank of via het pv van niet-betwisting uit de IOS-procedure.
U kunt de gerechtsdeurwaarder ook rechtstreeks inschakelen voor minnelijke invordering, maar in die fase is een incassobureau doorgaans voordeliger. Kies een kantoor in het arrondissement van uw schuldenaar, want de woonplaats bepaalt de bevoegdheid.
Te lang wachten met invorderen: 3 risico’s die u geld kosten
Wachten met invorderen kan u op 3 manieren geld kosten: de vordering kan verjaren, u kunt het schadebeding verliezen door een procedure verkeerd te volgen en u kunt de reeds doorgestorte btw verliezen. Elk van die risico’s is gekoppeld een concreet bedrag dat u niet meer terugziet.
Verjaring factuur
Een factuur die verjaart, is niet langer afdwingbaar bij de rechter. De schuld bestaat nog als natuurlijke verbintenis, maar u kunt de betaling niet meer juridisch afdwingen.
Wat is de verjaringstermijn?
De verjaringstermijn hangt af van het type vordering en het aantal dagen dat u laat verstrijken.
| Type vordering | Verjaringstermijn |
|---|---|
| Handelsfactuur tussen ondernemingen (B2B) | 10 jaar |
| Factuur aan een consument (met schriftelijke overeenkomst) | 10 jaar |
| Factuur aan een consument (zonder schriftelijke overeenkomst) | 1 jaar |
| Nutsvoorzieningen en telecom | 5 jaar |
De termijn begint doorgaans te lopen op de dag na de vervaldag. Een aangetekende ingebrekestelling door een advocaat of gerechtsdeurwaarder stuit de verjaring met maximaal 1 jaar. In bepaalde gevallen kan de rechter de verjaring ambtshalve inroepen. Wacht u te lang? Dan verliest u uw vordering zonder dat u er iets aan kunt doen.
De btw die u al doorstortte
U draagt de btw af bij het uitreiken van de factuur, niet bij betaling. Als de klant nooit beetaalt, heeft u belasting betaald op geld dat u nooit ontving. Terugvorderen kan via artikel 77 van het btw-wetboek, maar de fiscus staat dat alleen toe als het verlies definitief, zeker en vaststaand is.
U moet aantonen dat u alle redelijke stappen heeft ondernomen om de schuld te innen. Een overtuigend is een volledig invorderingsdossier, met aanmaningen, correspondentie en het eindverslag van uw incassopartner zijn overtuigend. Bij structurele wanbetaling door een klant levert een bureau bovendien een fiscaal attest af wanneer het dossier definitief oninbaar blijkt.
Procedurefouten die uw schadebeding en verwijlintresten kosten
Past u de verkeerde procedure toe? Dan verliest u uw recht op het schadebeding en de verwijlintresten. U houdt dan enkel de hoofdsom over.
Bij een particuliere klant gelden de regels van Boek XIX van het Wetboek van economisch recht. Dat verplicht u tot een kosteloze eerste herinnering en een wachttermijn van minimaal veertien kalenderdagen. Slaat u die stappen over, dan is uw schadebeding nietig.
Tip: De exacte verplichtingen en geplafonneerde bedragen per type schuldenaar staan uitgewerkt in de incassowetgeving. Een erkend incassobureau kent de regels voor betalingsachterstand en past ze toe zonder dat u zelf het risico op een procedurefout draagt.
Wat kost het om uw facturen te laten innen?
Bij no cure no pay betaalt u alleen bij resultaat, en in veel dossiers dekt wat u van uw klant terugvordert de commissie grotendeels. De werkelijke kosten hangen af van de route die u kiest en van wat uw algemene voorwaarden voorzien.
Incassobureau inschakelen kosten: wat u betaalt bij resultaat
Erkende incassobureaus in België rekenen doorgaans 10 tot 20 procent commissie op het geïnde bedrag. Het exacte percentage hangt af van de omvang van de vordering en het gekozen tariefmodel. Bij een no-cure-no-pay-formule betaalt u geen dossierkosten vooraf. Als het bureau er niet in slaat om het openstaande bedrag te innen, betaalt u niets.
Of het bureau de commissie berekent op de hoofdsom of op het totale geïnde bedrag, bepaalt uw netto-opbrengst. De verschillende tariefmodellen betekenen dat incassokosten sterk uiteen kunnen lopen.
Verwijlintresten berekenen
Bij een handelstransactie heeft u van rechtswege recht op verwijlintrest vanaf de dag na de vervaldag. U hoeft daarvoor geen ingebrekestelling te sturen. De aanrekening van verwijlinterest volgt een vaste formule:
Factuurbedrag × rentevoet × aantal dagen achterstand ÷ 365
De wettelijke rentevoet voor betalingsachterstand bij handelstransacties bedraagt 10,5 procent in 2026. Die rentevoet wordt halfjaarlijks herzien en gepubliceerd door de FOD Financiën. Naast de verwijlintrest heeft u recht op een wettelijke forfaitaire vergoeding van 40 euro per onbetaalde factuur.
Voorziet uw contract daarnaast een schadebeding? Dan komt dat beding bovenop de intrest en vervangt het de forfaitaire vergoeding. Zonder schadebeding in uw algemene voorwaarden houdt u enkel de intrest plus die 40 euro over. Zorg er dus voor dat uw voorwaarden een uitdrukkelijk schadebeding bevatten.
Bij een consument is dat beding wettelijk geplafonneerd tot maximaal 2.000 euro, voor een onderneming geldt geen wettelijk plafond.
B2B of B2C: welk wettelijk kader geldt voor uw onbetaalde factuur?
Of uw klant een ondernemingsnummer heeft of niet, bepaalt welk wettelijk kader geldt en hoever u kunt gaan. Dat onderscheid raakt elk punt dat financieel telt. Een B2B-profiel van de onderneming opent mogelijkheden die bij een B2C-profiel van de consument niet bestaan.
Wet betalingsachterstand bij een zakelijke factuur
Tussen ondernemingen geldt een wettelijke betaaltermijn van 30 kalenderdagen. Contractueel mag u daarvan afwijken tot maximaal 60 dagen. Spreekt u een langere nieuwe betalingstermijn af? Dan wordt die voor niet geschreven gehouden. In dat geval geldt automatisch de wettelijke termijn van 30 dagen.
De verwijlintrest loopt automatisch vanaf de dag na de vervaldag, zonder dat u een ingebrekestelling hoeft te sturen. Daar komt de forfaitaire vergoeding van 40 euro per factuur bovenop. Dat maakt de invordering bij een zakelijke klant merkbaar sneller dan bij een particulier.
Wettelijke termijn betaling factuur particulier
Bij een particuliere klant geldt Boek XIX van het Wetboek van economisch recht. U stuurt eerst een kosteloze eerste herinnering en wacht vervolgens minimaal 14 kalenderdagen. In die periode mag u geen kosten of interesten aanrekenen. Pas daarna mag u het contractueel vastgelegde schadebeding toepassen, tot een wettelijk geplafonneerd maximum.
Zo voorkomt u dat facturen blijven openstaan
Drie maatregelen verlagen het risico op wanbetaling structureel, zonder dat u er dagelijks naar hoeft om te kijken.
Duidelijke algemene voorwaarden en eigendomsvoorbehoud
Leg uw betalingsvoorwaarden, schadebeding en verwijlintrestvoet vast in ondertekende algemene voorwaarden. Voeg daar een clausule over eigendomsvoorbehoud aan toe.
Dat eigendomsvoorbehoud bepaalt dat geleverde goederen uw eigendom blijven tot volledige betaling. Die clausule moet schriftelijk vastliggen vóór de levering plaatsvindt. Bij een grote opdracht biedt dat een extra zekerheid die u niet wilt missen. Ook bij een huurder die niet betaalt beschermt een duidelijk contract uw positie als verhuurder.
E-facturatie via Peppol sinds 1 januari 2026
Sinds 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen hun B2B-facturen elektronisch uitwisselen via het Peppol-netwerk. Papieren en pdf-facturen volstaan niet meer.
Voor uw invorderingsdossier is dat relevant. Een correct uitgereikte e-factuur versterkt uw bewijspositie bij een latere procedure. Bovendien versnelt een gestructureerde factuur de verwerking bij uw klant, wat de kans op tijdige betaling vergroot. De financiële gezondheid van uw onderneming begint bij een sluitend facturatieproces.
Houd er rekening mee dat elektronische facturen geen algemene voorwaarden bevatten.
Achterstallige betalingen opvolgen met factoring
Bij factoring neemt een gespecialiseerd bedrijf uw openstaande facturen over en keert u direct het grootste deel van het factuurbedrag uit. Uw cashflow blijft op peil, ongeacht de betalingstermijn van uw klant. Een deel van de incassobureaus biedt zowel invordering als factoring aan, zodat opvolging en financiering bij één partij liggen.
Opgelet: Factoring is geen oplossing voor facturen die onbetaald zijn. Het is een preventiemaatregel die voorkomt dat achterstallige betalingen uw werkkapitaal onder druk zetten.
Blijft uw factuur openstaan? Vergelijk erkende incassobureaus
Ontvang gratis en vrijblijvend offertes van erkende incassobureaus in uw regio en vergelijk hun tarieven en werkwijze.
Gratis offertes
Volledig vrijblijvend
Erkende vakmannen uit uw buurt
Veelgestelde vragen
Kan een deurwaarder mijn onbetaalde factuur innen?
+
Ja, maar alleen met een uitvoerbare titel. Zonder vonnis of pv van niet-betwisting uit de IOS-procedure treedt een gerechtsdeurwaarder enkel minnelijk op. Met een titel kan hij beslag leggen op goederen, bankrekeningen of loon. Heeft u nog geen titel, dan start u met een incassobureau of met de IOS-procedure.
Wanneer is een incassobureau inschakelen doelgroep-gebonden?
+
Het verschil tussen een particuliere en een zakelijke schuldenaar bepaalt welke procedure een bureau mag volgen. Bij een consument gelden de strikte regels van Boek XIX, bij een zaak tussen ondernemers gelden ruimere contractuele regels. Een erkend bureau past de juiste procedure toe op basis van het profiel van uw klant.
Hoe vordert u in bij een buitenlandse klant?
+
De IOS-procedure vereist dat beide partijen ingeschreven zijn in de Kruispuntbank van Ondernemingen of in een Europees ondernemingsregister. Als uw klant een vestiging in een EU-lidstaat heeft, kan de procedure in veel gevallen alsnog werken. Buiten de EU verloopt de invordering via internationale incasso, waarbij uw bureau samenwerkt met een lokale partner.
Hoe lang mag een factuur onbetaald blijven?
+
Bij een zakelijke klant geldt een wettelijke betaaltermijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur die u kunt verlengen tot maximaal 60 dagen. Bij een particuliere klant bepaalt u de betalingstermijn zelf in uw algemene voorwaarden. De vordering zelf verjaart na tien jaar bij een factuur tussen ondernemingen, bij een consument zonder schriftelijke overeenkomst kan dat al na één jaar zijn.
