Onbetaalde facturen: info, tips en procedure!

Onbetaalde facturen vormen een hindernis voor de cashflow van uw onderneming. En de opvolging van een wanbetaling vraagt bovendien de nodige administratieve inspanningen. In dit artikel leggen we u haarfijn uit welke mogelijkheden er bestaan om uw facturen efficiënt te laten innen.

Wanneer vervallen onbetaalde facturen?

Een goede facturatie staat of valt met een duidelijke invorderingsstrategie. De beste manier om onbetaalde facturen te innen, is maximale inspanningen leveren om alle facturen tijdig betaald te krijgen. De eerste stap daarbij zijn duidelijke, volledige en correcte facturen.

Zorg ook voor algemene voorwaarden waarin uw klanten de termijn vinden waarbinnen ze de factuur mogen betwisten. En lijst tegelijk de sancties op die u toepast als ze een factuur niet tijdig betalen. Besteed ook aandacht aan de kwaliteit van uw facturatieproces met een goede timing en alle mogelijke maatregelen die een vlot betalingsproces vergemakkelijken.

Verloopt de betalingstermijn van uw facturen? Onderneem dan meteen actie en stel dit niet uit. Een betalingsherinnering is dan de volgende stap. Blijft ook die onbeantwoord? Wacht dan zeker niet te lang om verdere stappen te ondernemen. Nog enkele tips om deze verdere stappen te vergemakkelijken:

• Bewaar zo veel mogelijk adresgegevens, telefoonnummers en e-mailadressen van uw klanten.
• Vraag uw klanten altijd naar hun geboortedatum. Die vergemakkelijkt de zoektocht naar het nieuwe adres van de klant als die blijkt verhuisd te zijn.
• Hou alle bewijsstukken zorgvuldig bij. Contracten, bestelbonnen, ondertekende algemene voorwaarden, facturen, leveringsbonnen, betalingsherinneringen, e-mailcommunicatie en eventuele betwistingen van uw klant.

Wilt u een goed overzicht van de onbetaalde facturen? Maak dan werk van een heldere lijst met daarop alle nodige gegevens zoals klantennamen, factuurnummers, bedrijfsnamen en betalingstermijnen.

Let er ook op dat u niet al uw klanten over dezelfde kam scheert. Heeft een stipte betaler één keer betalingsachterstand? Overstelp hem dan niet met dezelfde procedure die u toepast voor hardnekkige wanbetalers.

Deel met andere woorden uw klantenbestand in volgens gepaste criteria en bepaal zo de beste aanpak en strategie.

Hoe onbetaalde facturen innen?

Ondanks al uw inspanningen blijven toch vaak heel wat facturen onbetaald. Die wegen op de cashflow van uw onderneming en bij de pakken blijven zitten, is dus geen optie.

Er bestaan een aantal mogelijkheden om uw facturen toch te innen. U kunt een incassobureau inschakelen. Dat neemt de opvolging van u over en zet de noodzakelijke stappen om de openstaande factuurbedragen in te vorderen.

Een tweede optie is een procedure opstarten via een gerechtsdeurwaarder. Ook die neemt de follow-up over en streeft naar een snelle en efficiënte inning van uw openstaande facturen. We belichten deze twee opties van naderbij.

Openstaande facturen innen via incassobureau

Na een eerste en tweede betalingsherinnering resten u geen andere opties dan professionele hulp in te schakelen bij de inning van uw openstaande facturen.

Een incassobureau is dan een goede partner om wanbetalers op andere gedachten te brengen. Een dergelijk bureau is gespecialiseerd in schuldeninning bij bedrijven en particulieren. Zij schakelen geen rechtbank in, maar bemiddelen zelf met de partij die schulden heeft.

Vergelijk incassobureaus

Daarbij vertrekken ze vaak van het ‘no cure no pay’-principe. Slagen ze er niet in om het openstaande bedrag te innen? Dan bent u het incassobureau geen kosten verschuldigd. Bij een geslaagde betalingsoperatie rekent het u een percentage aan op het bedrag dat het inde.

Het voordeel van die aanpak? U zadelt uw klant niet meteen op met een rechtszaak waardoor u de commerciële relatie niet opblaast.

Inning openstaande facturen via gerechtsdeurwaarder

Een andere optie om facturen die onbetaald blijven te innen, is de hulp inroepen van een gerechtsdeurwaarder. Die heeft een aantal mogelijkheden om actie te ondernemen.

Hij kan een minnelijke invordering opstarten waarbij hij de wanbetaler een schriftelijke aanmaning stuurt. Daarbij speelt hij eerder de rol van bemiddelaar die u helpt bij de inning van uw facturen zonder dat daarbij al een rechtbank in het vizier komt.

Moet de gerechtsdeurwaarder overgaan tot een gerechtelijke procedure? Dan overhandigt hij de officiële dagvaarding voor de rechtszaak aan de schuldenaar. Op dat moment overvalt hij hem vaak met een angstgevoel waardoor hij meteen zijn schuld aflost.

Loopt de rechtszaak toch door? Dan int de deurwaarder het verschuldigde bedrag achteraf bij de schuldenaar. Voor die gerechtelijke procedure krijgt de gerechtsdeurwaarder een vergoeding die wettelijk is vastgelegd.

Procedure inning openstaande facturen

Zorgen voor tijdige betaling van al uw facturen, doet u door planmatig te werk te gaan. De procedure die u volgt, bestaat eerst en vooral uit een preventieluik. Daarin doet u er alles om te verhinderen dat facturen te laat worden betaald en neemt u alle voorzorgen voor als het toch misloopt.

In een tweede fase volgt de minnelijke invordering waarbij u een poging doet om uw facturen toch nog betaald te krijgen. Loopt ook die fase op een sisser uit? Opteer dan voor een gerechtelijke invordering voor de Rechtbank van Koophandel.

Preventief werk

Voorkomen is beter dan genezen. Stel daarom alles in het werk om te vermijden dat uw facturen onbetaald blijven. Werken met een voorafbetaling is een goede manier om openstaande facturen te omzeilen.

Natuurlijk is deze optie niet altijd haalbaar. Probeer dan te gaan voor een voorschot of werk met tussentijdse facturen.

Let verder ook op de kredietwaardigheid van de onderneming waarmee u in zee gaat. Blijkt uit die check dat het bedrijf al in slechte papieren zit? Doe dan geen zaken of eis een volledige voorafbetaling.

Minnelijke invordering

Betalingstermijn verlopen? Tijd voor actie! Stuur de klant een betalingsherinnering en meld vriendelijk dat de factuur vervallen is.

Krijgt u geen enkele reactie? Bezorg de klant dan een officiële ingebrekestelling. Verwijs in dat officiële document naar de bepalingen in uw algemene voorwaarden en zeg dat alle aanmaningskosten voor zijn rekening zijn.

De ingebrekestelling door een advocaat laten versturen, zet uw eis kracht bij en kan soms voldoende zijn om een klant te doen betalen.

Gerechterlijke invordering

Als ook een ingebrekestelling geen zoden aan de dijk brengt, rest er alleen nog een gerechtelijke invordering. Dat is een procedure die u opstart bij de Rechtbank van Koophandel.

Geeft de rechter u gelijk? Dan kan een gerechtsdeurwaarder uw klant dwingen om de openstaande facturen te betalen. Hou er wel rekening mee dat aan deze procedure een stevig kostenplaatje hangt. De grootte van het openstaande bedrag moet die kosten dus rechtvaardigen.